Gerhard Öhlein trat am 1. April 1979 als Finanzbuchhalter beim Diözesan-Caritasverband ein und leitete von da an dessen Finanzbereich. Eine seiner ersten Leistungen war es, die Buchhaltung auf EDV umzustellen. Zu Jahresanfang 2000 wurde Öhlein stellvertretender Diözesan-Caritasdirektor. Als ersten Nicht-Priester ernannte ihn Erzbischof Dr. Ludwig Schick 2006 zunächst im April kommissarisch und im Oktober dann dauerhaft zum Diözesan-Caritasdirektor.
In Öhleins Amtszeit fällt die umfassende Modernisierung der Einrichtungen des Diözesan-Caritasverbandes. Vor allem die Pflegeheime erhielten Ersatz-Neubauten oder Erweiterungen (Gaustadt und Hollfeld 2005, Eggolsheim 2007, Altenkunstadt 2010/11, Röthenbach 2010-2015, Ansbach 2013-2016).
Zum 1000jährigen Bistumsjubiläum 2007 etablierte Öhlein zwei Modelle, die zu dauerhaften Programmen wurden: Im Bereich der Kinderbetreuung entwickelte das Projekt „Kindertagesstätten auf dem Weg zum Familienstützpunkt“ solche Einrichtungen zu Anlaufstellen in lokalen Netzwerken für Familien. 58 Kindertagesstätten haben bislang an dem Programm teilgenommen. Zusammen mit dem kirchlichen Wohnungsunternehmen Joseph-Stiftung entstand das Modell „In der Heimat wohnen“. Es verbindet barrierefreie Mietwohnungen mit Quartiersmanagement und Unterstützungsleistungen der Caritas.
Öhlein setzte bei der Caritas im Erzbistum Bamberg einen Prozess der Organisationsentwicklung in Gang, der sowohl beim Diözesan- als auch bei den Stadt- und Kreisverbänden zu einer eindeutigen Trennung zwischen operativer Leitung (Vorstand) und Kontrolle (Aufsichtsrat) führte. Am Ende seiner Amtszeit fungierte Öhlein von 2016 bis 2018 als Vorstandsvorsitzender.